In questo periodo la nostra vita è stravolta dall’emergenza Corona virus, che oltre alle conseguenze dal punto di vista sanitario, sta avendo un enorme impatto anche sull’economia e sulle aziende. E proprio le aziende si sono trovate a gestire l’emergenza di dover lasciare molti dipendenti a casa per evitare casi di contagio, e farli lavorare comunque da remoto. Per questo si è sentito spessissimo parlare di smart working.
Nel grafico è visibile immediatamente come siano cresciute le ricerche di Google per il termine smart working.
Non entreremo in analisi sui numeri dello smart working in Italia, sulle aziende che lo stanno attuando, sulla normativa, ma se ti interessano alcuni di questi dati in questo articolo trovi informazioni utili sulla diffusione, mentre in questo articolo sulla normativa.
Come fare smart working?
Cosa deve fare un’azienda che non ha mai utilizzato lo smart working per consentire il lavoro da remoto? Quali sono i primi strumenti da utilizzare per essere in grado di operare da subito senza grandi implementazioni hardware o software?
Ecco 8 strumenti gratuiti per lavorare in smart working da subito
Google suite
Piattaforma di Google che oltre alla versione a pagamento con tutte le funzionalità premium, ha anche una versione gratuita utilizzabile con qualsiasi accesso Google.
Strumenti:
- Calendario condiviso: “calendar” utilizzabile da tutti gli apparati (smartphone e pc) e la condivisione può riguardare anche diversi account di diverse persone. Utile per avere sempre sott’occhio la disponibilità propria e dei colleghi, anche senza vedersi quotidianamente.
- Spazio di archiviazione “drive”, dove inserire documenti, immagini, files, report sempre sincronizzati. Utile per non scambiare continuamente documenti via mail, ma avere uno spazio unico a cui diverse persone accedono, aggiungono o modificano i contenuti.
- Documenti – fogli: l’alternativa a excel o word che possono essere aggiornati e condivisi tra diverse persone che lavorano allo stesso progetto. Utile per vedere gli stati di avanzamento e modifiche direttamente nei documenti.
- Hangout: una piattaforma di chat, e video per essere in contatto audio video pur essendo in luoghi diversi. Utile per poter fare riunioni anche tra diverse persone in luoghi diversi.
Dropbox – Mega
Due piattaforme simili tra loro, per la gestione dei file in cloud.
Strumenti:
- Piattaforme di archiviazione documenti (analoghe a google drive) per contenere documenti, files, immagini, video. Entrambe hanno una versione gratuita con spazio limitato, ed una a pagamento con maggior disponibilità. Utili per poter accedere a risorse sempre disponibili senza trovarsi in ufficio, per salvare documenti non solo in locale sul singolo computer, ma in uno spazio accessibile a diverse persone. Nei documenti si possono inserire anche commenti da lasciare ai collaboratori sulle lavorazioni effettuate, aggiornamenti, o appunti operativi.
Skype – Whereby
Software di messaggistica e chiamate video
Strumenti:
- Due piattaforme per fare video e condivisioni schermo, che si differenziano per la disponibilità verso i contatti.
- Skype: applicazione acquistata da Microsoft che consente di effettuare video chiamate tra persone che si sono scambiate la reciproca accettazione del contatto. Per essere utilizzata va scaricata l’app o fruita direttamente dal browser e consente di avere fino a 10 interlocutori in video nella versione gratuita (50 nella versione a pagamento). È possibile anche effettuare la condivisione dello schermo, per mostrare ciò su cui si sta lavorando. È disponibile la registrazione del video e la chat di messaggistica.
- Whereby: applicazione per effettuare video chiamate, che non necessita di accettazione del profilo e scambio di informazioni. Consente di scegliere un proprio indirizzo definito (se vuoi entrare in contatto con noi puoi utilizzare https://whereby.com/vendomeglio ) e nella versione gratuita contiene fino a 4 interlocutori. Permette la condivisione del desktop, lo scambio di messaggi in chat, e per invitare un interlocutore è sufficiente condividere un link senza dover scaricare nulla.
Entrambi fruibili da ogni apparato, sia smartphone che pc, sono utili per essere in contatto non solo telefonico ma anche video e di condivisione del lavoro che si sta svolgendo con persone dislocate in luoghi differenti.
Whatsapp – Telegram
App di messaggistica e trasferimento file, utilizzabili sia da app che da web.
Strumenti:
- Gruppi: le due più famose app di messaggistica (oltre a Facebook messenger) permettono di restare in contatto con diverse persone, anche a livello di team utilizzando la funzione gruppi. In questo modo si può mandare un messaggio che viene letto da tutti gli interessati al progetto. Nel gruppo si possono condividere anche documenti, ed in questo Telegram si distingue per poter gestire allegati fino ad 15, GB mentre Whatsapp si ferma a 100MB.
- Canale: Telegram permette di gestire anche la relazione uno a tanti in maniera unidirezionale tramite una funzionalità definita “Canale”, che a differenza del gruppo ha un interlocutore che invia contenuti a tanti, che li possono solo leggere senza risposte a tutto il gruppo.
- Video chiamate da app
Teamviewer
Strumenti:
- Per chi è a distanza può essere necessario farsi aiutare a creare un documento, un’immagine grafica, o un file. Grazie a teamviewer si può prendere (o lasciare) possesso a distanza del computer e agire come se si fosse sul pc stesso.
- Versione gratuita con richiesta di codice di accesso, a pagamento con accesso diretto alla macchina.
- Fruibile sia da pc che da smartphone
Con questi strumenti, è possibile lavorare da subito anche lontani dall’ufficio, senza dover implementare soluzioni complesse o costose.
Si possono scegliere le versioni a pagamento per avere maggior efficacia, e cominciare da quelle gratuite per iniziare ad essere operativi in minor tempo. Anche terminata l’emergenza Corona virus, sono strumenti utili per migliorare il proprio lavoro, essere maggiormente produttivi e migliorare l’attività lavorativa.
Se vuoi conoscere meglio come utilizzare questi strumenti, e capire quali siano migliori per la tua attività, contattaci.
